A címben feltett kérdésre a rövid válasz az, hogy ne legyenek hiú ábrándjaink, mert a hivatalos iratok szövege sosem lehet tökéletesen közérthető, viszont nagyon sokat tehetünk azért, hogy világosabb, egyértelműbb legyen a hivatali nyelv.

A közigazgatási intézmények, hatóságok, közszolgáltatók – tehát amit a közfelfogás egyszerűen hivatalnak tart – nyelvváltozata sajátos közvetítő feladatot lát el: a jogszabályi előírásokon alapuló hatósági és hivatalos döntéseket a jellemzően laikus ügyfeleknek, polgároknak közvetíti. A hivatalok működésének tartalmában és formájában meg kell felelnie a jogszabályi előírásoknak, viszont a címzett gyakran laikus. Ebből fakad a hivatali kommunikáció nehézsége és ellentmondásossága is: jogi tartalmat kellene közvetítenie köznyelven. A jogszabályok nyelvhasználata viszont gyakran nem közérthető, nem köznyelvi, hanem jogi szaknyelvi szöveg. Ugyan általános elvárás, hogy a polgároknak ismerniük kell a rájuk vonatkozó jogszabályokat, ám ez a gyakorlatban ritkán valósul meg teljes egészében, hiszen jogi előképzettség nélkül a jogi szaknyelvet igen nehéz megérteni. A jogalkotók, valamint a jogalkalmazó szervek viszont kötelezően alkalmazkodnak a jogi szaknyelvhez: egy ügyről és a róla szóló döntésről muszáj jogszerűen – azaz a jogszabályoknak megfelelően – írniuk. Hangsúlyozom, írniuk, tehát a hivatali nyelv szóbeli változatával kevés probléma van, inkább az írott szövegek tűnnek érthetetlennek, nehézkesnek.

Azt is hozzá kell tennünk ehhez, hogy ráadásul adódnak olyan ügyek, amelyek önmagukban is igen bonyolultak, a hatóságoknak ennek ellenére közérthetően és egyszerűen kellene róluk kommunikálniuk. Ez újabb ellentmondás.

A laikusok közhelyes véleménye szerint a hivatali nyelv szándékosan érthetetlen a jogilag képzetlen emberek számára, mert így a mindenkori ügyfél jogérvényesítési képessége gyengül, valamint a bonyolult fogalmazás szükségessé teszi a hivatali apparátus és a jogi képviselők létét. A közhelyek felsorolását még folytathatnánk.

A hivatali nyelv, mint minden szaknyelv, rétegzett: van egy erősen szabályozott, szigorú szakkifejezéshasználathoz kötött, kodifikált, szakmai-tudományos rétege. Másodsorban pedig létezik a szakmai köznyelv, amelyen a szakemberek, hivatalnokok, szakértők, tisztviselők, jogászok, jogi képviselők kommunikálnak egymással hivatali, szakmai ügyekről: ez már közelebb áll a köznyelvhez, de pontos a terminológia használata, a belső összefüggésekre való utalás a szakmai partner háttérismereteihez igazodik. És kellene lennie egy olyan rétegnek is, amely a laikusokkal, a jogilag, közigazgatásilag képzetleneknek közvetíti a hivatali döntéseket: ennek a változatnak kellene lehető legközelebb állnia a köznyelvhez, szakkifejezéseket csak a lehető legszükségesebb esetekben lenne szabad használnia, a mondatszerkezeteknek, a magyarázatoknak a köznyelvhez kellene igazodniuk. Pontosan azért, hogy a szakmailag, jogilag tájékozatlanok is megérthessék a szöveg lényegét. Ez a réteg viszont gyakran hiányzik a gyakorlatból. A hivatali hagyományok, beidegződések, a munkahelyi kultúra, a jogi hagyományaink miatt alakult így.

Hozzáteszem, hogy a hivatali nyelv közérthetőségének a problémája nem csak magyar jelenség, hanem kifejezetten általános Európában, Amerikában, sokfelé. A tiszta fogalmazás mozgalma (Plain Language Movement) az Amerikai Egyesült Államokban már az 1970-es évek elején megindult, 2010 óta szövetségi törvény is van erről, és folyamatosan frissített hivatalos tanácsadó anyagokat (Federal Plain Language Guidelines) is kidolgoztak, amelyeket kötelező alkalmazni. Az Egyesült Királyságban 1979-től szintén törvény, majd a tiszta fogalmazásról szóló anyagok megalkotása, intézkedések sorozata indult el. Az Európai Unió is felismerte a problémát, és a 2000-es évek óta zajlik az uniós intézményekben a tiszta fogalmazással (Clear Writing) foglalkozó tanulmányok, konferenciák, tájékoztató anyagok kidolgozása. Ezek olyan szövegszerkesztési, mondatszerkesztési, szóhasználati és grafikai tippek, amelyeknek köszönhetően érthetőbbé válik a hivatali szöveg.

A fenti gyakorlatok azon az alapelven nyugszanak, hogy az ügyfélnek, állampolgárnak joga van megértenie azt, amit a jogszabályokba foglaltak és a hivatalok döntése alapján kötelező betartania.

A jelenlegi jogi keretek között is számos lehetőség nyílik arra, hogy egy hivatal érthetőbben írja le a döntéseit, tájékoztató szövegeit. A félreértések, a nehézségek leggyakrabban abból származnak, hogy például a mondatszerkesztés bonyolult, hosszadalmas és zavaros, a mondandót túl körülményesen és hosszadalmasan, sok körülírással fejtik ki, sok a nehezen érthető és felesleges személytelen szerkezet, sokszor indokolatlanul és magyarázat nélkül használnak szakkifejezéseket.

Kutatások bizonyították, hogy a megértést nem a mondat hossza nehezíti a leginkább, hanem az, hogy az összetartozó részeket szétválasztják. Tehát az a mondat érthető nehezen, amelyik elkezdődik az alannyal, majd jönnek a mondatban a körülményeket leíró részletek (mikor, hogyan, miért, kinek és mit), és csak a mondat legvégén jelenik meg az állítmány, amelyből kiderülne a mondat lényege, ami arról tájékoztatja az olvasót, hogy mit csináljon, mi történik az alannyal. Márpedig a mondat középpontja mind értelmileg, mind jelentésében a mondat állítmánya, és ez szorosan összefügg a mondat alanyával: emiatt addig olvassuk figyelmesen a mondatot, amíg el nem jutunk az állítmányig. Ha ez a mondatrész a mondat utolsó szava, akkor azt várjuk el az olvasótól, minden előzményt jegyezzen meg mindaddig, amíg el nem olvassa az egész mondatot. Márpedig egy laikus polgártól ezt nem várhatjuk el: idő előtt feladja a mondat értelmezését. Pedig ezt az akadályt könnyen le lehetne küzdeni egy egyszerű szórendi átszerkesztéssel. Tehát álljon itt egy vázlatos mondatszerkezet a példa személtetésére:

„Az ügyfél, ebben az esetben ezért, abban az esetben azért – ha vannak részkörülmények, akkor másképp – erre a számlaszámra, ekkor, ilyen módon, ilyen megjegyzéssel, ha jogorvoslattal akar élni, akkor eddig, ha nem akar jogorvoslattal élni, akkor addig, azaz a közléstől számított X. napig, kerek összegre kerekítve tesz eleget fizetési kötelezettségének.”

A fenti mondatmodell kifejezetten általános a hivatalos szövegekben. Az első szó (az ügyfél), és az utolsó szerkezet (eleget tesz fizetési kötelezettségének) szorosan összetartozik, a köztes részek pedig a körülményeket részletezik, amelyek fontosak, de ebben a formában nehezen követhetők. Ha az ügyfél és a fizet szerkezeti elemek egymás közelében vannak (pl. Az ügyfélnek úgy kell befizetnie az összeget, hogy …), akkor ugrásszerűen javul a mondat érthetősége. Ráadásul, ha egy mondatban csak egy körülményt részletezünk (pl. az egyik mondatban a fizetés határidejét, a másikban a fizetés módjait), akkor még könnyebben érthető a lényeg. Ha kerüljük a felesleges szakkifejezéseket, még könnyebben lehet megérteni a szöveget. A példában a közlés ilyen, tudniillik jogi műveltség nélkül nem mindig világos, hogy mi minősül hivatalos közlésnek.

A hivatali szövegek közérthetőségének javítása közügy, a jelenlegi helyzeten csak jól átgondolt stratégiával lehet javítani, csak tudatos beavatkozásnak, szemléletformálásnak, tájékoztatásnak, képzésnek az eredményeképpen lehet rajta változtatni. Át kell alakítani a hivatalok kommunikációs szemléletét, meg kell tanítani a döntéshozókat és a hivatalnokokat arra, hogy a jelenlegi jogi keretek között miként lehet érthetőbben írni, szöveget szerkeszteni, és mindezt anélkül, hogy a szakszerűség csorbulna. El kell érni, hogy egy hivatalos szövegről a mindenkori ügyfél első áttekintésre tudja, honnan érkezett, miről szól, milyen részei vannak, hol van számára a leglényegesebb rész, és a részletes olvasás során is világos legyen számára minden tartalmi elem. Ehhez viszont a jogalkotón és a hivatalon kívül az ügyfélnek is tennie kell: a hivatalnak meg kell tanulnia a köznyelvhez közelítő módon és mégis pontosan fogalmaznia, és a mindenkori ügyfeleknek tájékozódniuk kell a hivatalok, a jogi összefüggések világában.